Ondernemersverbondoss

Tips voor een effectieve presentatie op een congres

Wanneer je tijdens een congres een presentatie moet houden, is voorbereiding natuurlijk wel van belang. Je wilt de bezoekers immers iets meegeven, hen iets leren. Maar ja, hoe geef je nou een effectieve presentatie?

 

  • Bepaald je doelgroep, je boodschap en je doel

Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van je publiek, voordat je begint met het voorbereiden van een verhaal. Wie zijn de mensen die naar jou komen luisteren? En wat weten ze al? Definieer je doelgroep. Dit is belangrijk om je verhaal zo relevant mogelijk te maken. Ook de kwaliteit van je publiek hangt af van hoe goed en duidelijk jij je doelgroep en inhoud van de presentatie omschrijft. Ook is het van belang om van tevoren je boodschap te omschrijven die je je publiek wilt meegeven. Hierbij spelen een paar factoren een rol, zoals de kernboodschap. Wat moet je publiek echt onthouden van de presentatie in één zin? Bedenk naast de kernboodschap ook wat drie ondersteunende boodschappen zijn. Het helpt ook om bewijspunten te verzamelen voor de ondersteunende boodschappen. Zo maak je al goed concreet wat de basis van je verhaal gaat zijn. Tot slot is het fijn om te weten wat je wilt bereiken met het geven van de presentatie.

 

  • Gebruik een passende vorm voor je boodschap

Een verhaal is op verschillende manieren over te brengen. De keuze voor de vorm hangt af van je doel, de boodschap, je publiek of het soort informatie die je gaat geven. Zo kun je een presentatie geven als je gewoon je verhaal wilt vertellen. Hiermee kun je veel informatie op een gestructureerde manier overbrengen. Iets interactiever is een interview. Een ander heeft vragen voorbereid en jij beantwoordt deze. Een discussie is handig wanneer je over een onderwerp wilt praten waar je een mening over kunt hebben en waar je vanuit andere perspectieven naar kunt kijken. Workshops lenen zich voor het toepassen van kennis, modellen of tools op bepaalde situaties. Netwerken met een stand heeft ook een voordeel: je hebt een-op-een contact met de bezoekers. Je kunt hen iets demonstreren of uitproberen.

 

  • Werk non-verbaal en met stem

Er zijn genoeg mensen die zich niet op zijn of haar gemak voelen als ze moeten spreken voor een grote groep. De beste manier om dat te leren is door het veel te doen. Er zijn wel een aantal dingen die je daarbij kunnen helpen, zoals de zaal verkennen van tevoren. Kijk daarbij ook naar de akoestiek, de techniek en de inrichting van de zaal. Het is dus ook belangrijk om een goede congreszaal of conferentieoord te vinden, waar je kunt spelen met deze factoren. Gebruik de ruimte ook, blijf staan, loop rond. Denk ook even na over wat je aan doet, stem je kleding af op de setting van de dag. Een spiekbriefje mag, zolang je maar geen uitgeschreven teksten staat voor te lezen. En niet te vergeten, kijk mensen aan en lach naar ze. Oogcontact is belangrijk en straalt ook een bepaalde zekerheid uit.

 

  • Enthousiasmeer je bezoekers

Je wilt natuurlijk wel dat mensen je presentatie komen bekijken. Het is belangrijk om bezoekers enthousiast te maken door hen genoeg informatie te geven over de inhoud van de presentatie. Zo weten zij wat ze kunnen verwachten en hiermee vergroot je de kans dat de mensen die de presentatie bijwonen de informatie ook relevant vinden.

 

  • Een aantrekkelijk begin

Met een sterk begin krijg je meteen de aandacht van de groep en zijn ze betrokken. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een inspirerend of grappig verhaal of anekdote te vertellen. Wanneer mensen zich herkennen in het verhaal zijn ze sneller geboeid. Bovendien bouwt zo’n begin rust op.

 

  • Inspirerende ondersteuning

Je bezoekers moeten geboeid raken en blijven. En een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Slides zijn daarom een goede ondersteuning bij een presentatie. Maar, daarbij is het wel van belang dat ze echt iets toevoegen aan je verhaal. Maak ook geen slides met lappen tekst, dit leidt af. Maak er ook niet te veel, daardoor kan de aandacht afzwakken. Slides met grafieken en tabellen moeten goed leesbaar zijn. Het belangrijkste is natuurlijk dat jij de slides kent.

 

  • Maak een goede planning

Als je 60 minuten presentatietijd krijgt, plan dan maar 50 minuten in. Je moet rekening houden met bijvoorbeeld inloop en plaspauzes. Ook is het prettig als het publiek na afloop nog vragen kan stellen. Reken hier 10 minuten voor, want het is irritant als je presentatie zo lang duurt dat mensen geen vragen kunnen stellen en hierdoor je presentatie niet ‘afgerond’ is. Tip: oefen van tevoren een aantal keer, hierdoor is je timing beter in te schatten.

 

  • Geef je bezoekers iets mee

Het publiek krijgt op zo’n congres veel boodschappen en informatie te verwerken. Hoe kun je ervoor zorgen dat het publiek jou en jouw verhaal blijft onthouden? Ten eerste is het handig als de informatie over je presentatie in het programma duidelijk is. Misschien kun je er zelfs je contactgegevens kwijt. Bovendien kun je bijvoorbeeld een hand-out meegeven waar de sheets op staan. Deel die pas na afloop uit, anders gaan mensen de hand-out lezen in plaats van naar jou luisteren. Het is natuurlijk wel duurzamer om te vragen of het publiek hun mailadressen achter willen laten, dan kun je de sheets mailen.

 

  • Tot slot: oefenen, oefenen, oefenen

Oefenen komt je boodschap en de structuur van je verhaal ten goede. Het helpt je om je verhaal letterlijk woorden te geven. Dit helpt ook om meer inzicht te krijgen in de timing en de slides. Bovendien voel je je ook zekerder en minder gespannen wanner je hebt geoefend, wat ook terug te zien is in je performance.